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Paiement partiel et rapprochement : retrouver les factures, relancer le reste dû
Par l’équipe iakkaamis à jour le
Un paiement partiel ou groupé se rapproche en trouvant la combinaison de factures ouvertes qui explique le montant, puis en gardant le solde ouvert. iakkaa prépare cette recherche et fait suivre le reste dû jusqu'à l'outil de relance et au commercial.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Propose la combinaison de factures derrière un montant et transmet le solde restant.
- Avec quels logiciels
- Pennylane, EBP Comptabilité, Sage 100, Cegid Comptabilité, votre CRM.
- Ce qui ne change pas
- Le comptable tranche l'écart ; le lettrage reste dans votre comptabilité.
- Pour qui
- Comptables, ADV et DAF qui gèrent des clients à paiements fractionnés.
Comment rapprocher un paiement qui couvre plusieurs factures ?
Un paiement qui couvre plusieurs factures se rapproche en testant les combinaisons de factures ouvertes du client qui donnent le montant reçu. L'agent iakkaa fait ce calcul, présente la combinaison la plus probable et l'écart éventuel. Le comptable valide avant le lettrage.
Comment lettrer un paiement partiel sans perdre le solde restant ?
Un paiement partiel se lettre sur la part réglée, et le solde reste ouvert sur la facture. iakkaa transmet ce solde à l'outil de relance et au CRM : la relance suivante porte sur le montant restant, pas sur la facture entière.
Que faire quand un client retient une somme pour un litige ?
Quand un client retient une somme pour un litige, l'écart est signalé avec la facture concernée et le montant en jeu. iakkaa prévient le commercial ou le DAF qui suit le dossier. La décision sur l'avoir, l'escompte ou l'écriture d'ajustement reste humaine.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Votre comptabilité sait lettrer partiellement une facture une fois qu'on lui dit quelles factures sont payées et pour combien.
Ajouté par iakkaa
iakkaa cherche la combinaison qui explique le montant, puis fait suivre le solde restant vers les relances, le CRM et la personne qui suit le litige.
Le constat
Le client avait trois factures ouvertes : 2 400, 1 150 et 860 euros.
Il vire 3 910 euros avec son nom abrégé pour seul libellé. Il a retenu 500 euros sur la première, pour une livraison abîmée.
La comptable reconstitue l'addition, appelle le commercial, cherche le mail du client.
Pendant ce temps, la relance part sur les 4 410 euros.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Le comptable reconstitue l'addition à la main.
- La relance part sur la facture entière.
- Le commercial ignore que son client conteste une livraison.
Avec iakkaa
- La combinaison de factures arrive proposée, avec l'écart chiffré.
- La relance porte sur le solde réellement dû.
- Le commercial reçoit l'écart et la facture concernée.
Paiement partiel et paiement groupé : les cas fréquents
Plusieurs factures, un virement
L'agent teste les combinaisons de factures ouvertes du client et présente celle qui donne le montant.
Retenue pour litige
L'écart part chez le commercial ou le DAF avec la facture et la somme en jeu. La relance attend la décision.
Acompte
La part payée est lettrée, le solde reste ouvert et la prochaine relance porte sur lui.
Frais déduits ou escompte
Un client qui déduit toujours ses frais suit une règle écrite une fois avec vous.
Ce que vous obtenez
Des paiements groupés rattachés aux bonnes factures sans addition à la main.
Des relances sur le montant restant, pas sur la facture entière.
Des litiges remontés au bon interlocuteur, chiffrés.
Le démarrage
iakkaa repère avec vous les clients qui paient le plus souvent en plusieurs fois et écrit d'abord les règles qui les concernent.
Questions fréquentes
L'agent peut-il lettrer seul un paiement groupé ?
Non, sauf règle explicite de votre part. Une combinaison de factures reste une proposition validée par le comptable.
Et si aucune combinaison ne correspond ?
L'agent ne lettre pas au hasard. Il transmet le mouvement à la personne concernée avec son hypothèse la plus probable.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
iakkaa lit les factures ouvertes dans votre comptabilité et votre gestion, puis se relie à l'outil de relance et au CRM. Le solde restant circule entre eux.
2 · Automatiser
Le client qui déduit toujours ses frais ou applique un escompte se traite par une règle écrite une fois. Le solde restant met à jour la relance prévue.
3 · Assister
L'agent iakkaa propose la combinaison de factures et qualifie l'écart : retenue, escompte, acompte. S'il manque de quoi conclure, il transmet son hypothèse à la bonne personne, qui décide.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.