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Onboarding salarié automatisé : une arrivée déclarée une fois, propagée partout
Par l’équipe iakkaamis à jour le
Un onboarding salarié automatisé part d'un seul outil, le logiciel RH ou la paie, et propage l'arrivée dans les autres. iakkaa fait suivre le salarié vers les titres-restaurant, la messagerie et les accès, et montre ce qui reste à faire.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Propage l'arrivée et le départ d'un salarié dans tous les outils, avec une liste de suivi.
- Avec quels logiciels
- PayFit, Silae, Lucca, Factorial, Eurécia, Kelio, Swile, Google Workspace, Microsoft 365, Slack.
- Ce qui ne change pas
- Le contrat, la DPAE et le choix de la mutuelle restent sous votre responsabilité.
- Pour qui
- RH, gestionnaires de paie et dirigeants d'entreprises qui recrutent souvent.
Comment déclarer l'arrivée d'un salarié une seule fois dans tous les outils ?
On crée le salarié dans un seul outil de référence, souvent le logiciel RH ou la paie. iakkaa propage ensuite ses informations vers les titres-restaurant, la messagerie, le pointage et les outils internes, chacun recevant seulement ce dont il a besoin. L'arrivée d'un salarié devient une seule saisie au lieu de plusieurs.
Quel outil doit être le point de départ de l'onboarding d'un salarié ?
Le point de départ de l'onboarding est l'outil où le salarié est créé en premier avec son contrat : souvent Lucca, Factorial ou Eurécia côté RH, parfois PayFit ou Silae côté paie. Les autres outils s'alignent sur lui, ce qui évite deux versions de la même personne.
La DPAE peut-elle partir automatiquement lors d'une embauche ?
La DPAE part depuis votre logiciel de paie ou le site de l'Urssaf, et reste sous la responsabilité de l'employeur. iakkaa ne la déclare pas à votre place : la plateforme rappelle l'échéance avant la prise de poste et vérifie dans la liste de l'arrivée qu'elle a bien été faite.
Les départs de salariés sont-ils gérés de la même façon ?
Oui. La date de sortie saisie dans l'outil de référence déclenche la même chaîne à l'envers : accès fermés, abonnements arrêtés, matériel à récupérer. iakkaa présente une liste de contrôle du départ, pour qu'aucun compte ne reste ouvert ni aucun abonnement ne continue après la sortie du salarié.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Lucca, Factorial ou PayFit gèrent déjà une checklist d'onboarding dans leur propre outil, et plusieurs logiciels de paie savent transmettre la DPAE.
Ajouté par iakkaa
iakkaa ajoute la propagation entre les outils qui ne se parlent pas : du logiciel RH vers Swile, Google Workspace ou Microsoft 365 et Slack, avec une seule liste visible par la RH, l'informatique et le manager.
Le constat
Une commerciale arrive lundi. Son contrat est signé, sa paie est prête.
Mais son adresse mail n'existe pas, personne ne lui a ouvert le CRM et son téléphone n'est pas commandé.
Elle passe sa première matinée à attendre, parce que le lien entre les outils se fait de mémoire.
Le mois suivant, ses titres-restaurant manquent et la mutuelle relance pour une affiliation incomplète.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Une saisie par outil pour une seule arrivée
- Des oublis découverts le premier matin
- Des accès ouverts longtemps après un départ
Avec iakkaa
- Une saisie dans l'outil de référence
- Chaque outil reçoit ce dont il a besoin
- Une liste de suivi commune à tous les services
Onboarding salarié selon votre outil RH ou de paie
Lucca ou Factorial comme référence
Le salarié créé côté RH part vers la paie, Swile, la messagerie et Slack sans nouvelle saisie.
PayFit ou Silae comme référence
La fiche de paie devient la source ; les outils qui suivent reçoivent nom, poste, service et date d'arrivée.
Pointage Kelio
Le salarié est créé dans Kelio pour le badge et les horaires, puis ses heures remontent vers la paie chaque mois.
Paie confiée à l'expert-comptable
L'outil RH de l'entreprise est relié et le cabinet reçoit un dossier complet au lieu d'un mail à compléter.
Liste adaptée au poste
Un commercial et un technicien n'ont pas les mêmes accès : chaque poste a sa liste.
Croissance rapide
Quand l'entreprise recrute dix personnes dans le trimestre, la liste devient la mémoire commune et chaque recrue arrive dans les mêmes conditions.
Ce que vous obtenez
Un nouveau salarié qui trouve un poste prêt dès le premier matin
Plus de comptes oubliés après un départ
Une liste d'arrivée qui ne dépend plus d'une seule personne
Le démarrage
iakkaa écrit avec vous la liste des démarches par poste, choisit l'outil de référence et relie les outils qui suivent.
Les questions précises
Questions fréquentes
Les données des salariés sont-elles protégées ?
Chaque outil ne reçoit que ce dont il a besoin : l'informatique ne voit pas le salaire. La plateforme est hébergée en France et chaque échange est tracé.
Que voit le manager du nouveau salarié ?
La liste des démarches de son futur collaborateur et ce qui reste à faire. Il est prévenu si un point bloque.
Combien d'outils peut-on relier ?
Tous ceux qui ont une API, une base de données ou un export. On commence par ceux qui posent problème à chaque arrivée, puis on ajoute les autres petit à petit.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
Les connecteurs iakkaa relient les outils RH et paie aux titres-restaurant, à la messagerie et aux outils d'équipe. DocuSign ou Yousign peuvent porter la signature du contrat.
2 · Automatiser
Quand le salarié est créé dans l'outil de référence, les automatisations le propagent avec les bons droits. Le départ suit le même chemin à l'envers.
3 · Assister
L'agent iakkaa prépare la liste de chaque arrivée, relance la personne qui n'a pas fait sa part et signale la veille ce qui manque.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.