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Checklist arrivée salarié : les démarches dans l'ordre, avec qui fait quoi
Par l’équipe iakkaamis à jour le
La checklist d'arrivée d'un salarié suit trois temps : avant l'arrivée, le premier jour, les premières semaines. iakkaa transforme cette liste en suivi partagé, où chaque démarche a un responsable, une date et un statut visible.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Une liste par arrivée, des rappels avant échéance, les saisies propagées entre outils.
- Avec quels logiciels
- PayFit, Silae, Lucca, Factorial, Kelio, Swile, Microsoft 365, Yousign.
- Ce qui ne change pas
- Les obligations restent celles de l'employeur, et l'accueil reste humain.
- Pour qui
- RH et dirigeants qui veulent une liste fiable, même sans service RH dédié.
Quelles démarches faire avant l'arrivée d'un salarié ?
Avant l'arrivée d'un salarié : signature du contrat, DPAE à l'Urssaf, création dans le logiciel de paie, affiliation à la complémentaire santé, ajout aux titres-restaurant, puis adresse mail, accès logiciels, badge et matériel. Toutes ces saisies partent des mêmes informations : nom, date d'arrivée, poste, service, type de contrat et responsable.
Quelles démarches d'arrivée sont des obligations légales ?
Parmi les démarches d'arrivée d'un salarié, la DPAE, l'inscription au registre unique du personnel, la complémentaire santé collective et la visite d'information et de prévention sont des obligations. Le matériel, les accès et l'accueil relèvent de l'organisation de l'entreprise, mais ce sont eux qui font la réussite de la première journée.
Comment savoir ce qui a été oublié avant le premier jour d'un salarié ?
Avec iakkaa, la liste de chaque arrivée montre ce qui est fait et ce qui reste, démarche par démarche. La veille du premier jour, l'agent signale les points en suspens à la personne concernée : compte non créé, matériel non commandé, affiliation incomplète. L'oubli se voit avant le lundi matin.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Les logiciels RH comme Lucca ou Factorial proposent des modèles de checklist, et la paie rappelle ses propres étapes.
Ajouté par iakkaa
iakkaa ajoute une liste qui couvre tous les services et tous les outils, alimentée par les saisies réelles : quand le compte Microsoft 365 est créé, la case se coche seule.
Le constat
Un salarié arrive lundi. La DPAE est-elle partie ?
La mutuelle est-elle prévenue, l'ordinateur commandé, l'accès au CRM ouvert ?
La RH tient un tableau, l'informatique reçoit des mails, le gestionnaire de paie attend les variables.
Personne ne voit la liste entière, et le premier matin révèle l'oubli.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Un tableau RH tenu à la main
- Des cases cochées de mémoire
- Des oublis vus par le nouveau salarié
Avec iakkaa
- Une liste par arrivée, adaptée au poste
- Des cases qui se cochent avec les saisies réelles
- Une alerte la veille du premier jour
Checklist arrivée salarié : les quatre temps
Avant l'arrivée
Contrat, DPAE, paie, complémentaire santé, titres-restaurant, comptes et matériel, avec une date limite pour chacun.
Le premier jour
Inscription au registre unique du personnel, remise du matériel, visite des locaux, présentation de l'équipe.
Les premières semaines
Visite d'information et de prévention à organiser, premier bulletin à vérifier, point de fin de première semaine.
Le départ
Accès fermés, abonnements arrêtés, matériel récupéré, éléments de paie soldés : la même liste à l'envers.
Le repère à connaître
Le registre unique du personnel s'ouvre dès l'embauche du premier salarié et indique notamment son identité, son emploi et ses dates d'entrée et de sortie.
Source : Entreprendre.Service-Public.fr, 2026
Ce que vous obtenez
Une checklist complète qui ne dépend de la mémoire de personne
Des responsables clairs pour chaque démarche
Un départ aussi propre que l'arrivée
Le démarrage
iakkaa construit avec vous la liste par poste, puis la relie aux outils où chaque démarche se fait.
Questions fréquentes
La liste change-t-elle pour un CDD ou un apprenti ?
La DPAE concerne tous les contrats. Le reste de la liste s'adapte au poste et au contrat.
Faut-il un logiciel RH pour avoir cette liste ?
Non. On garde ce qui fonctionne : la paie ou un tableur peuvent servir d'outil de départ, relié aux autres.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
iakkaa relie l'outil où le salarié est créé aux outils qui suivent. Chaque démarche faite dans un logiciel se voit dans la liste.
2 · Automatiser
Les informations communes partent une fois vers la paie, les titres-restaurant et la messagerie. Les dates limites s'inscrivent dans la liste dès la création.
3 · Assister
L'agent iakkaa relance la personne en retard sur sa démarche et prépare la liste de départ à partir de ce qui a été ouvert.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.