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Arrêter la double saisie entre vos logiciels : saisir une fois, retrouver partout
Par l’équipe iakkaamis à jour le
La double saisie s'arrête quand chaque information a un logiciel qui fait foi et circule ensuite vers les autres au lieu d'être recopiée. iakkaa relie vos logiciels existants et transmet le client, la commande ou la facture là où ils sont attendus.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Relie vos logiciels et fait circuler chaque donnée saisie une seule fois.
- Avec quels logiciels
- CRM, gestion commerciale, comptabilité, paie, tableurs Excel.
- Ce qui ne change pas
- Vos logiciels, vos habitudes et la personne qui contrôle.
- Pour qui
- PME et ETI où une même information est tapée deux ou trois fois.
La vérité est un miroir brisé
Chaque service détient un morceau de la vérité ; la plateforme iakkaa les rassemble en une seule version.
Ce que montre la vidéo
- Le constat : cinq services (pilotage, commerce, métier, RH, finance), chacun garde ses données, personne ne voit ce que savent les autres.
- Relier : iakkaa relie les cinq services et partage leurs données.
- Compléter : une fiche client saisie une seule fois est complétée auprès de l'Insee et de l'Urssaf, puis validée par la finance.
- Partager : la mise à jour arrive aussitôt dans tous les services.
Comment arrêter la double saisie entre plusieurs logiciels ?
Arrêter la double saisie entre logiciels demande trois choses : un logiciel qui fait foi pour chaque information, une clé commune comme le SIREN ou la référence article, et un lien qui transmet la donnée aux autres outils. La ressaisie disparaît flux par flux, en commençant par le plus fréquent.
Pourquoi la double saisie persiste-t-elle dans les PME ?
La double saisie persiste parce que chaque logiciel a été ajouté pour une bonne raison, sans penser aux liens avec les autres. Le CRM, la gestion commerciale et la comptabilité font bien leur métier séparément. Ce sont les personnes qui font le lien entre les logiciels, à la main, sans que quiconque l'ait décidé.
Quelles données sont le plus souvent ressaisies entre logiciels ?
Les données les plus ressaisies sont la fiche client, la commande, la facture et les lignes d'un tableau Excel. Viennent ensuite les heures et absences pour la paie, et les informations fournisseurs. La fiche client est souvent le meilleur premier flux, car elle sert à tous les autres.
Faut-il un logiciel unique pour supprimer la double saisie ?
Un logiciel unique réduit la double saisie dans son périmètre, mais il reste toujours la banque, la paie, le site ou le cabinet comptable. Relier les logiciels existants supprime la ressaisie sans reprise de données ni nouvelle formation. On ne change pas un logiciel pour changer : le remplacer se justifie seulement s'il ne suit plus le métier.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Chaque logiciel évite déjà la ressaisie à l'intérieur de lui-même : un CRM transforme un devis en affaire, une gestion commerciale passe du devis à la facture, une comptabilité importe les relevés bancaires.
Ajouté par iakkaa
iakkaa fait circuler l'information entre ces logiciels, ce qu'aucun d'eux ne fait seul. Le client créé dans le CRM arrive dans la gestion et la comptabilité, et l'agent iA signale les doublons et les écarts.
Le constat
Un client signe le mardi. Le commercial le crée dans le CRM, l'assistante le recrée dans la gestion commerciale, la comptable le saisit une troisième fois à la première facture.
Trois orthographes de la raison sociale.
Six mois plus tard, il change d'adresse : deux fiches sont corrigées, la troisième non.
La facture suivante part à l'ancienne adresse et revient.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Le même client existe en trois exemplaires
- Les commandes reçues par mail sont retapées
- Les tableaux Excel sont recopiés ligne à ligne
- Tout repose sur la personne qui sait recopier
Avec iakkaa
- Le client est créé une fois, puis transmis
- Chaque transfert est tracé et daté
- Les lignes Excel arrivent dans le logiciel
- La personne qui ressaisissait contrôle les écarts
Double saisie entre logiciels : les cas les plus fréquents
CRM et gestion commerciale
Le client gagné dans le CRM arrive dans la gestion commerciale, et les factures et retards remontent vers le commercial.
Un client pour tous les logiciels
Le client est créé une fois à partir de son SIREN, puis existe dans le CRM, la gestion et la comptabilité.
Excel et logiciel métier
Le tableau reste l'outil de l'équipe ; ses lignes arrivent dans le logiciel sans être retapées.
Commandes reçues par mail
L'agent lit la commande, prépare la saisie dans la gestion commerciale et la soumet à validation.
Factures vers la comptabilité
La facture validée dans la gestion part vers la comptabilité avec son PDF, sans export hebdomadaire.
Heures et absences vers la paie
Les heures saisies dans l'outil de temps ou dans Excel partent vers la paie sans recopie mensuelle ; la paie garde son calcul.
Ce que vous obtenez
Une seule version de chaque client, la même dans tous les logiciels
Des transferts tracés : on sait d'où vient une donnée et quand elle est arrivée
Une équipe qui contrôle au lieu de recopier
Le démarrage
iakkaa dresse avec votre équipe la carte des ressaisies, relie d'abord le flux le plus fréquent, puis les suivants, petit à petit.
Les questions précises
- double saisie entre CRM et gestion commercialeSaisie CRM et ERP : le client gagné arrive seul dans la gestion commerciale
- garder Excel sans ressaisirRelier Excel à votre logiciel : garder le tableur, supprimer la recopie
- le coût de la double saisieCoût de la double saisie : le calculer sur vos propres flux
- changer de logiciel ou relier l'existantChanger d'ERP ou intégrer l'existant : décider sur des faits
- par où commencerFaire communiquer ses logiciels : par où commencer, flux par flux
- créer un client une fois pour tous les logicielsCréer un client une fois, à partir du SIREN, pour tous vos logiciels
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour relier deux logiciels ?
Cela dépend des logiciels et du flux. Un connecteur existant se met en place bien plus vite qu'un développement. Le plus long est souvent de décider quel logiciel fait foi pour chaque donnée.
Nos tableaux Excel doivent-ils disparaître ?
Non. Un tableau utile reste en place et devient une source reliée. Seuls les tableaux qui servaient de passage entre deux logiciels n'ont plus de raison d'exister.
Et si deux logiciels se contredisent déjà ?
Les fiches sont d'abord rapprochées par une clé commune et dédoublonnées. Sinon, la liaison propagerait les erreurs existantes.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
iakkaa se relie à vos logiciels du catalogue : HubSpot, Pipedrive, EBP Gestion commerciale, Divalto, Sage 100, Pennylane, Cegid Comptabilité. Pour un logiciel absent du catalogue, la liaison passe par export, base de données ou API selon votre version.
2 · Automatiser
Une règle écrite une fois avec vous décide qui crée, qui modifie et qui reçoit. Dès qu'une donnée change dans le logiciel qui fait foi, iakkaa la transmet aux autres.
3 · Assister
L'agent iakkaa repère les doublons probables, les fiches incomplètes et les informations qui se contredisent. Il propose la correction ; la décision de fusionner ou d'écraser reste à votre équipe.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.