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Coût de la double saisie : le calculer sur vos propres flux
Par l’équipe iakkaamis à jour le
Le coût de la double saisie se calcule en trois parts : le temps de recopie, le temps passé à corriger les erreurs, et ce qu'elle empêche. Aucune moyenne ne remplace vos chiffres : une semaine d'observation donne une première base fiable.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Transforme la carte des ressaisies en liste de flux à relier.
- Avec quels logiciels
- CRM, gestion commerciale, comptabilité, fichiers Excel.
- Ce qui ne change pas
- Le calcul reste le vôtre, sur vos heures et vos flux.
- Pour qui
- Dirigeants et DAF qui veulent chiffrer avant de décider.
Comment calculer le coût de la double saisie ?
Le coût de la double saisie se calcule ressaisie par ressaisie : temps d'une occurrence, multiplié par la fréquence, multiplié par le coût horaire chargé de la personne. On y ajoute le temps passé sur les erreurs qu'elle crée. Le résultat donne un total annuel que l'équipe reconnaît.
Quels coûts cachés la double saisie entraîne-t-elle ?
Les coûts cachés de la double saisie sont les avoirs, les factures revenues, les clients en double au solde faux et les relances de factures déjà payées. S'y ajoutent les chiffres du dirigeant en retard et la dépendance à la personne qui sait recopier. Ces coûts sont souvent les plus sous-estimés.
Existe-t-il un coût moyen de la double saisie en PME ?
Il n'existe pas de coût moyen fiable de la double saisie : il dépend de vos flux, de leur fréquence et de qui les ressaisit. Une moyenne publiée ne dirait rien de votre entreprise. Le calcul sur vos propres flux prend peu de temps et convainc davantage.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Vos logiciels tracent déjà les factures, les avoirs et les doublons ; votre paie ou votre expert-comptable connaît le coût horaire chargé de chaque poste.
Ajouté par iakkaa
iakkaa transforme chaque ligne de la carte des ressaisies en flux à relier, puis trace les échanges pour mesurer l'écart après quelques semaines.
Le constat
Personne n'a de ligne « double saisie » dans ses comptes.
Le coût est dilué : quelques minutes de l'assistante, un peu de la comptable, un mail du commercial pour qu'on crée son client.
Un avoir passé pour une adresse fausse, une relance envoyée à un client qui avait payé.
Bout à bout, des heures chaque semaine que personne ne chiffre, parce que ce sont les personnes qui font le lien entre les logiciels sans que cela se voie.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Coût dilué entre plusieurs personnes
- Erreurs corrigées sans être comptées
- Décision de relier prise à l'intuition
Avec iakkaa
- Un total annuel par flux, reconnu par l'équipe
- Les erreurs comptées à côté du temps
- Une comparaison flux par flux avant de relier
Coût de la double saisie : les quatre postes à chiffrer
Temps de recopie
Durée d'une ressaisie ordinaire, recherche comprise, multipliée par sa fréquence.
Temps de vérification
Relire un export, comparer deux listes, chercher un écart de solde.
Coût des erreurs
Avoirs, factures revenues, doublons fusionnés, relances inutiles.
Ce qui ne se chiffre pas
Chiffres en retard, dépendance à une personne, fatigue de l'équipe.
Ce que vous obtenez
Un coût de la double saisie établi sur vos propres flux
Une liste de flux classés par poids réel
Une base de comparaison pour mesurer après liaison
Le démarrage
iakkaa reprend la carte des ressaisies observée pendant une semaine et repère les flux qui existent déjà sous forme de connecteurs prêts.
Questions fréquentes
Qui doit faire la mesure ?
Les personnes qui ressaisissent : elles connaissent les gestes répétés et les cas qui traînent. Le dirigeant valorise ensuite les heures.
Faut-il compter le salaire net ou le coût chargé ?
Le coût horaire chargé. Le salaire net sous-estime nettement le coût réel d'une heure de ressaisie.
Comment comparer avec le coût d'une liaison ?
Le total annuel d'un flux se compare au coût de sa mise en place et de son usage, en commençant par le flux le plus fréquent.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
Chaque ligne de la carte indique deux logiciels à relier : HubSpot ou Pipedrive, Divalto ou EBP Gestion commerciale, Pennylane ou Tiime, ou un simple fichier Excel. iakkaa se relie à chacun par son connecteur.
2 · Automatiser
Une fois le flux relié, iakkaa transmet la donnée sans geste humain et date chaque transfert. Le temps de recopie mesuré au départ disparaît de la carte.
3 · Assister
L'agent iakkaa liste les écarts et les rejets à traiter, ce qui permet de refaire la mesure après quelques semaines. Le choix des flux et de leur ordre reste le vôtre.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.