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Fiche navette et facture : passer du papier à la préfacture sans ressaisie
Par l’équipe iakkaamis à jour le
Une fiche navette papier devient une préfacture sans ressaisie quand un formulaire reprend exactement ses champs et lit les listes du logiciel de facturation. iakkaa prépare le brouillon à la fin de l'intervention ; l'ADV contrôle et émet.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Transforme la fiche navette en formulaire relié, charge clients et articles, prépare la préfacture en brouillon.
- Avec quels logiciels
- EBP Gestion commerciale, Sellsy, Axonaut ou Sage 100, Pennylane ou Cegid Comptabilité, Dropbox pour les photos.
- Ce qui ne change pas
- Les champs de la fiche, le métier du technicien et la validation de l'ADV restent les mêmes.
- Pour qui
- Équipes de maintenance, d'installation et de dépannage qui remplissent une fiche en fin d'intervention.
Comment passer des fiches navettes papier à la facture sans tout ressaisir ?
Passer des fiches navettes papier à la facture demande un formulaire qui reprend la fiche dans le même ordre, avec les clients, chantiers et articles chargés depuis le logiciel de facturation. Le technicien choisit au lieu d'écrire, et la préfacture se construit en brouillon à la clôture de l'intervention.
Le technicien doit-il connaître les tarifs sur la fiche navette numérique ?
Sur une fiche navette numérique, le technicien n'a pas besoin de connaître les tarifs. Il choisit l'article dans la liste du logiciel de facturation, et le prix vient de ce logiciel. Un article inconnu est signalé au bureau au lieu d'être inventé.
Par quel type d'intervention commencer la fiche navette numérique ?
La fiche navette numérique commence par le type d'intervention le plus fréquent, ou par celui dont les fiches papier reviennent le plus souvent incomplètes. Deux techniciens la testent pendant quelques semaines, puis le circuit s'étend type par type, en mesurant le délai entre intervention et facture.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Les fiches navettes papier portent déjà tout ce qu'il faut : client, date, heures, fournitures, remarque, signature. Le logiciel de facturation connaît déjà les clients et les tarifs.
Ajouté par iakkaa
iakkaa relie les deux : le formulaire lit les listes du logiciel, et la fiche remplie devient un brouillon de facture. Les fiches incomplètes et les fournitures sans tarif sont repérées avant émission.
Le constat
La fiche est remplie debout, avec le stylo du camion.
Les heures sont arrondies, une fourniture prise au dépôt est oubliée, une rature rend un chiffre illisible.
Elle voyage dans une poche pendant trois jours.
Au bureau, l'ADV traduit la référence griffonnée et appelle le technicien.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Une fiche qui voyage plusieurs jours
- Des références notées de mémoire
- Des appels pour chaque ligne douteuse
Avec iakkaa
- Des listes de clients et d'articles à choisir
- Une préfacture prête le jour même
- Une photo rattachée comme preuve
Fiches navettes papier : les situations les plus courantes
Plusieurs modèles de fiches
Les modèles de chaque équipe sont comparés ; les champs jamais remplis disparaissent du formulaire.
Fourniture prise au dépôt
Le technicien la choisit dans la liste d'articles ; elle ne s'oublie plus en route.
Signature du client
Elle se recueille sur le formulaire ou par photo de la fiche signée, rattachée à l'intervention.
Technicien sans réseau
Le formulaire se remplit sur place et part au retour de la connexion, selon l'outil retenu.
Ce que vous obtenez
Des fiches lisibles et complètes
Moins de prestations perdues entre terrain et bureau
Une ADV libérée du déchiffrage
Le démarrage
iakkaa rassemble d'abord les fiches en circulation et regarde les champs réellement remplis. Le formulaire est construit sur ce modèle, puis testé par deux techniciens.
Questions fréquentes
Qui valide la préfacture ?
L'ADV, ou la personne qui émet aujourd'hui les factures. Les exceptions du client restent visibles au moment de valider.
Les techniciens doivent-ils changer leur façon de travailler ?
Non. Ils changent de support, pas de métier : les mêmes champs, dans le même ordre.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
iakkaa se relie au formulaire terrain et au logiciel de facturation, puis à la comptabilité. Les photos peuvent être déposées dans un dossier Dropbox convenu.
2 · Automatiser
Les automatisations chargent clients, chantiers et articles dans le formulaire et construisent la préfacture à la clôture. La fiche client se complète depuis INSEE Sirene.
3 · Assister
L'agent iA repère les fiches incomplètes, les fournitures sans tarif et les interventions restées sans facture. L'ADV complète, corrige et émet.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.