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Préfacturation automatique : du terrain à la facture, sans reconstruction
Par l’équipe iakkaamis à jour le
La préfacturation automatique fait remonter heures, fournitures et interventions du terrain vers le logiciel de facturation, où une préfacture attend en brouillon. iakkaa relie l'outil terrain au logiciel ; l'ADV contrôle et émet au lieu de reconstruire.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Relie l'outil terrain au logiciel de facturation et prépare la préfacture en brouillon dès la fin de l'intervention.
- Avec quels logiciels
- EBP Gestion commerciale, Sellsy, Axonaut, Sage 100 ou Divalto, puis Pennylane ou Cegid Comptabilité, et INSEE Sirene.
- Ce qui ne change pas
- Votre logiciel de facturation garde son rôle et sa numérotation ; l'ADV valide chaque facture.
- Pour qui
- Entreprises de services, de maintenance et de travaux avec des équipes sur le terrain.
Comment mettre en place une préfacturation automatique depuis le terrain ?
Une préfacturation automatique repose sur trois liens : un formulaire terrain qui reprend les champs de la fiche d'intervention, des listes de clients et d'articles issues du logiciel de facturation, et une règle qui construit la préfacture en brouillon à la clôture. L'ADV relit, corrige si besoin et émet.
Faut-il changer de logiciel de facturation pour automatiser la préfacturation ?
Automatiser la préfacturation ne demande pas de changer de logiciel de facturation. La préfacture arrive en brouillon dans EBP, Sellsy, Axonaut ou votre ERP, avec leur numérotation et leurs tarifs. Seul le chemin des données entre le terrain et le bureau change.
Comment éviter de créer le même client quatre fois entre devis, planning et facturation ?
Éviter de créer un client quatre fois demande un seul point de création et des logiciels reliés. La fiche naît une fois, se complète à partir du SIREN, puis est transmise au devis, au planning, à la facturation et à la comptabilité. Le SIREN sert de clé commune contre les doublons.
Que se passe-t-il si une fiche d'intervention est incomplète ?
Une fiche d'intervention incomplète est signalée avant la construction de la préfacture. L'ADV complète ou interroge le technicien. Une fourniture sans tarif ou un article inconnu sont repérés de la même façon, au lieu d'être inventés. Rien ne part en facture avec un manque.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Sellsy, Axonaut, EBP et la plupart des gestions commerciales savent déjà créer des factures depuis un devis ou une commande, et certains proposent une application mobile. Un outil de planification sait déjà affecter les techniciens.
Ajouté par iakkaa
iakkaa fait circuler l'information entre l'outil terrain, la planification, la facturation et la comptabilité : un client saisi une fois, des interventions qui deviennent des préfactures, des oublis signalés. On ne demande plus aux techniciens de nourrir quatre logiciels : un simple formulaire ou tableur suffit quand il n'y a pas d'application terrain.
Le constat
En fin de mois, l'assistante ADV a une pile de fiches navettes sur le bureau.
Une rature, une référence notée de mémoire, une fourniture oubliée.
Elle appelle trois techniciens, retrouve chaque client dans quatre logiciels, reconstruit chaque facture.
Quand elle est absente, la facturation s'arrête.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Le même client créé dans quatre logiciels
- Des factures reconstruites en fin de mois
- Des interventions oubliées, jamais facturées
- Une facturation arrêtée pendant les absences
Avec iakkaa
- Une préfacture en brouillon le jour même
- Un client saisi une fois, complété par le SIREN
- Les manques signalés avant émission
- Un circuit qui tourne quelle que soit la personne présente
Préfacturation automatique selon votre logiciel de facturation
ERP de gestion (Divalto, SAP Business One)
La préfacture arrive en brouillon dans la gestion commerciale de l'ERP, avec ses articles et ses tarifs, selon les possibilités d'échange de votre version.
EBP Gestion commerciale
Interventions et fournitures du terrain deviennent un brouillon de facture EBP, prêt à relire.
Sellsy ou Axonaut
Le formulaire terrain alimente le brouillon de facture, et la comptabilité reçoit la facture émise.
Fiches navettes papier
Le formulaire reprend la fiche papier champ par champ, dans le même ordre ; une photo peut servir de preuve.
Contrats de maintenance récurrents
Les visites prévues au contrat génèrent leur préfacture à date fixe, et les interventions hors contrat s'ajoutent en lignes distinctes à valider.
Plusieurs logiciels pour un client
Devis, planning, facturation et comptabilité reçoivent la même fiche client, complétée une fois depuis le SIREN.
Comptabilité en aval
La facture émise rejoint Pennylane ou Cegid Comptabilité sans ressaisie, avec le client déjà rapproché.
Ce que vous obtenez
Un délai plus court entre intervention et facture
Moins d'interventions oubliées
Une ADV qui contrôle au lieu de recopier
Le démarrage
iakkaa démarre sur un seul type d'intervention, le plus fréquent, et relie son formulaire au logiciel de facturation. Le délai entre intervention et facture est suivi dès le premier mois, puis les autres types d'intervention suivent quand le circuit tient.
Les questions précises
Questions fréquentes
Nos équipes terrain sont peu à l'aise avec le numérique, est-ce possible ?
Oui, si le formulaire reprend exactement la fiche papier : peu de champs, de gros boutons, une photo possible.
Peut-on garder le papier pour certains chantiers ?
Oui. La fiche papier est photographiée et rattachée à l'intervention ; l'essentiel est saisi une fois dans le formulaire.
Que devient le savoir de l'ADV sur les exceptions clients ?
Il reste au centre. Les exceptions sont écrites dans une note visible à la validation, et l'ADV garde la main sur chaque facture.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
iakkaa se relie à l'outil terrain, formulaire ou tableur, au logiciel de facturation puis à la comptabilité. Les photos et fichiers d'intervention peuvent être rangés dans Google Workspace ou Dropbox.
2 · Automatiser
Les automatisations construisent la préfacture dès que l'intervention est close ou à date fixe. La fiche client se complète depuis INSEE Sirene et se transmet aux autres logiciels.
3 · Assister
L'agent iA signale les interventions sans facture, les fournitures sans tarif et les fiches incomplètes. L'ADV garde la validation de chaque facture et le dialogue avec le client.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.