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Excel à côté de l'ERP : quels tableaux garder, relier ou remplacer
Par l’équipe iakkaamis à jour le
Les tableaux Excel tenus à côté de l'ERP se trient en trois familles : copies de l'ERP, données propres, calculs d'indicateurs. iakkaa alimente les premiers, relie les deuxièmes et fait passer les troisièmes dans un tableau de bord.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Alimente automatiquement les tableaux utiles et fait des fichiers stables une source pour les autres logiciels.
- Avec quels logiciels
- Tableurs (Excel, CSV), Microsoft 365, Google Workspace, Divalto, EBP, Sage 100, Power BI et Looker Studio.
- Ce qui ne change pas
- Les équipes gardent leurs tableaux utiles et leur mise en forme ; l'ERP reste la référence.
- Pour qui
- PME où chaque service tient ses propres fichiers autour du logiciel.
Que faire des tableaux Excel tenus à côté de l'ERP ?
Les tableaux Excel tenus à côté de l'ERP se trient selon l'origine de leurs colonnes. Ce qui est exporté de l'ERP puis collé peut arriver seul. Ce qui est saisi uniquement dans Excel devient une source reliée. Ce qui calcule marges ou encours passe dans un tableau de bord.
Un tableau Excel peut-il servir de source à d'autres logiciels ?
Un tableau Excel sert de source à d'autres logiciels quand sa structure est stable : mêmes colonnes, même ordre, même onglet. Le connecteur Tableurs le lit selon la correspondance de colonnes décrite une fois. Une liste de prix spéciaux ou un planning peuvent ainsi alimenter l'ERP ou la boutique.
Faut-il passer à Power BI pour remplacer Excel à côté de l'ERP ?
Passer à Power BI n'est pas obligatoire pour remplacer les fichiers Excel de calcul. Le besoin vient d'abord de données rapprochées. Power BI et Looker Studio sont deux options reliées, et un classeur Excel alimenté automatiquement en reste une, souvent suffisante pour quelques indicateurs.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Votre ERP exporte déjà ses données vers Excel, et Excel reste imbattable pour un calcul rapide ou une liste tenue à la main. Ces fichiers Excel parallèles disent surtout ce dont les équipes ont besoin.
Ajouté par iakkaa
iakkaa supprime le copier-coller entre l'ERP et ces fichiers, et fait d'un classeur stable une source lue par les autres logiciels. Les incohérences entre le tableau et l'ERP remontent au lieu de rester cachées.
Le constat
Le lundi, l'assistante commerciale exporte les commandes en retard, colle, refait les formules. Le mardi, le fichier est périmé. À côté, un tableau de prix spéciaux vit sur le poste du directeur commercial, et personne d'autre n'a la dernière version.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Un copier-coller chaque lundi
- Une version du fichier par personne
- Un tableau arrêté quand son auteur part
Avec iakkaa
- Des tableaux utiles alimentés automatiquement
- Un fichier stable devenu source partagée
- Des indicateurs lus dans un tableau de bord
Tableaux Excel à côté de l'ERP : trois familles
Tableaux qui recopient l'ERP
Suivi des commandes, statistiques par client : les colonnes arrivent seules, la mise en forme reste.
Tableaux qui portent une donnée propre
Prix spéciaux, planning, objectifs : le fichier devient une source pour l'ERP ou la boutique.
Tableaux de calcul d'indicateurs
Marges, encours, ventes par client : ils lisent des données rapprochées dans un tableau de bord.
Fichiers de passage
Ceux qui compensaient un échange manquant disparaissent une fois les logiciels reliés, et s'archivent.
Ce que vous obtenez
Des tableaux à jour sans recopie
Une seule version de chaque fichier utile
Moins de fichiers qui dépendent d'une seule personne
Le démarrage
iakkaa recense d'abord les tableaux, leurs auteurs et leurs lecteurs, y compris ceux qu'on ne montre pas. Le fichier le plus recopié est relié en premier.
Questions fréquentes
Faut-il retirer leurs tableaux aux équipes ?
Non. Un tableau utile reste, alimenté automatiquement. Seuls les fichiers de passage disparaissent.
Que deviennent ces tableaux si nous changeons d'ERP ?
Ceux qui restent utiles se relient au nouveau logiciel. Ceux qui compensaient l'ancien disparaissent d'eux-mêmes.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
iakkaa se relie aux classeurs Excel et CSV, aux fichiers Microsoft 365 ou Google Workspace, et à l'ERP. Chaque colonne garde son origine : ERP ou saisie.
2 · Automatiser
Les automatisations remplissent les colonnes issues de l'ERP à heure fixe et transmettent les données saisies dans Excel aux logiciels concernés. Le tableau garde sa forme.
3 · Assister
L'agent iA recense les fichiers en circulation et liste les écarts entre un tableau et le logiciel. L'équipe choisit ce qui reste, ce qui se relie et ce qui s'archive.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.