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Documents obligatoires d'un sous-traitant : quoi demander, quand, et comment le tenir dans le temps
Par l’équipe iakkaamis à jour le
Dès 5 000 € HT, le sous-traitant remet l'attestation de vigilance et un justificatif d'immatriculation, à la signature puis tous les six mois, et la liste de ses salariés étrangers. iakkaa sépare ces pièces légales de vos exigences propres et suit chacune avec sa date.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Tient une liste de pièces par sous-traitant, distingue l'obligatoire du souhaitable et programme chaque renouvellement.
- Avec quels logiciels
- SAP Business One, EBP Gestion commerciale, Axonaut ou Pennylane, reliés à URSSAF, Infogreffe, INPI et INSEE Sirene.
- Ce qui ne change pas
- Votre liste de pièces souhaitables, fixée par la direction ou les achats, et vos dossiers dans Microsoft 365 ou Dropbox.
- Pour qui
- Responsables achats, assistantes et dirigeants qui accueillent régulièrement de nouveaux sous-traitants.
Quels sont les documents obligatoires d'un sous-traitant ?
Les documents obligatoires d'un sous-traitant, pour un contrat d'au moins 5 000 € HT, sont l'attestation de vigilance, un justificatif d'immatriculation quand elle est obligatoire, comme l'extrait Kbis ou l'inscription au registre national des entreprises, et la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail. L'assurance relève de vos propres exigences.
À quel moment demander les documents d'un sous-traitant ?
Les documents d'un sous-traitant se demandent à la conclusion du contrat, avant le démarrage. L'attestation de vigilance et le justificatif d'immatriculation se renouvellent ensuite tous les six mois jusqu'à la fin du contrat. iakkaa programme ces dates dès la signature et envoie chaque demande à temps.
Faut-il redemander le Kbis d'un sous-traitant tous les six mois ?
Le Kbis d'un sous-traitant, ou un autre justificatif d'immatriculation, se redemande tous les six mois jusqu'à la fin du contrat, comme l'attestation de vigilance. iakkaa peut aussi lire l'état de l'entreprise dans les registres publics, ce qui signale une radiation sans attendre la prochaine pièce.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Infogreffe et le registre national des entreprises publient déjà l'immatriculation, et l'URSSAF vérifie l'attestation. Votre logiciel range la fiche fournisseur, sans notion d'échéance de pièce.
Ajouté par iakkaa
iakkaa réunit ces sources sur une seule fiche par sous-traitant, avec une échéance par document, y compris les pièces que vous exigez par prudence. Votre liste maison, rangée une fois, ne dépend plus de la mémoire d'une seule personne.
Le constat
Un nouveau sous-traitant démarre la semaine prochaine.
L'assistante ressort une liste héritée, différente selon les chantiers.
Dans les dossiers, un Kbis de l'an dernier, une attestation sans date de vérification, parfois rien.
Obligations légales et habitudes maison se mélangent dans le même tableau, et personne ne sait plus lesquelles sont vraiment exigées.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Une liste de pièces différente selon la personne
- Légal et souhaitable mélangés
- Un Kbis qui date de l'an dernier
Avec iakkaa
- Une liste unique, obligatoire et souhaitable séparés
- Une date de fin par document
- L'état de l'entreprise lu dans les registres
Documents d'un sous-traitant : obligatoires et souhaitables
Attestation de vigilance
Obligatoire dès 5 000 € HT, à la signature puis tous les six mois, contrôlée par son code de sécurité.
Justificatif d'immatriculation
Extrait Kbis ou inscription au registre national des entreprises, renouvelé au même rythme que l'attestation.
Liste des salariés étrangers
Remise à la signature pour les salariés soumis à autorisation de travail, avec titre et date d'embauche.
Attestation d'assurance
Non citée par l'obligation de vigilance, souvent exigée par prudence et suivie avec sa date de fin.
Certificats de qualification
Ajoutés à votre liste selon vos métiers, suivis comme les autres pièces.
Le repère à connaître
Le donneur d'ordre réclame au sous-traitant, à la conclusion du contrat puis tous les 6 mois jusqu'à la fin de son exécution, l'attestation de vigilance et, quand l'immatriculation est obligatoire, un extrait Kbis ou un justificatif d'inscription au registre national des entreprises.
Source : Entreprendre.Service-Public.gouv.fr, recours à la sous-traitance, 2026
Ce que vous obtenez
Une liste de pièces commune à toute l'entreprise
Des dossiers complets avant le démarrage
Une preuve datée pour chaque document
Le démarrage
iakkaa reprend votre liste actuelle avec vous, sépare le légal du souhaitable, puis l'applique à vos sous-traitants actifs.
Questions fréquentes
Un sous-traitant peut-il envoyer ses pièces par mail ?
Oui. Il répond à la demande avec sa pièce ; iakkaa la récupère, la vérifie et la classe.
Peut-on ajouter nos propres documents ?
Oui. Chaque pièce ajoutée à votre liste reçoit une échéance et suit le même circuit de demande et de contrôle.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
iakkaa relie chaque fiche fournisseur aux connecteurs URSSAF, Infogreffe, INPI et INSEE Sirene. L'identité légale et les dirigeants se complètent depuis les registres publics.
2 · Automatiser
Chaque document reçoit sa date de renouvellement et une demande part avant l'échéance. Une radiation ou une cessation repérée dans Sirene remonte sans attendre.
3 · Assister
L'agent iA lit chaque pièce reçue, vérifie le SIREN et la période, puis la range dans le dossier du sous-traitant. Il prépare la relance de ce qui manque encore.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.