Solutions · Finance et comptabilité
Modèle de relance de facture impayée : trois niveaux, les bonnes données
Par l’équipe iakkaamis à jour le
Un bon modèle de relance de facture prévoit trois niveaux : rappel courtois à l'échéance, relance ferme quelques jours après, puis mise en demeure. Chaque message reprend le numéro de facture, le solde restant et l'échéance, lus dans la comptabilité.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Remplit vos modèles avec des données à jour et les envoie au bon moment.
- Avec quels logiciels
- Pennylane, Sage 100, Cegid Comptabilité, EBP Comptabilité, Qonto, Shine.
- Ce qui ne change pas
- Votre ton, vos modèles, votre décision de mise en demeure.
- Pour qui
- Comptables et assistantes qui rédigent les relances à la main.
Quel modèle de relance utiliser pour une facture impayée ?
Le modèle de relance d'une facture impayée dépend du niveau. Rappel courtois : « la facture n° [numéro] de [montant] arrive à échéance le [date], pouvez-vous confirmer sa mise en paiement ? ». Relance ferme : « la facture n° [numéro] reste due pour [solde], merci d'indiquer la date de règlement ».
Que doit contenir une mise en demeure de payer ?
Une mise en demeure de payer rappelle la facture, le montant dû, l'échéance dépassée, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire prévues aux conditions, et fixe un délai de paiement. Elle s'adresse par lettre recommandée avec accusé de réception ou par commissaire de justice.
Que mettre dans une relance après un paiement partiel ?
Une relance après paiement partiel porte uniquement sur le solde restant, avec le rappel du montant déjà reçu. Réclamer le total à un client qui a payé une partie abîme la relation. Le paiement doit donc être rapproché avant l'envoi.
Quand envoyer chaque niveau de relance ?
Le rappel courtois part quelques jours avant ou le jour de l'échéance. La relance ferme suit quelques jours après l'échéance dépassée. La mise en demeure intervient quand les deux premiers niveaux sont restés sans réponse. Le même calendrier pour tous les clients évite les oublis, sauf pour la liste des clients sensibles.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
La plupart des logiciels comptables, Pennylane compris, proposent déjà des modèles de relance personnalisables, avec des champs remplis automatiquement selon votre version.
Ajouté par iakkaa
iakkaa garantit que ces champs sont justes : paiements rapprochés de toutes les banques, avoirs venus de la gestion commerciale, promesses notées par l'équipe.
Le constat
Le modèle existe dans un document que chacun adapte.
Selon qui écrit, le ton change. Mardi, une relance réclame le total à un client qui a réglé la moitié.
Mercredi, un rappel part chez un client qui a payé la veille.
Le modèle était bon ; ce sont les données qui le remplissaient qui étaient fausses.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Ton variable selon la personne
- Montant total au lieu du solde
- Numéro de facture oublié
Avec iakkaa
- Un modèle validé par niveau
- Solde calculé après rapprochement
- Champs remplis depuis la comptabilité
Modèles de relance par niveau
Niveau 1 : rappel courtois
Avant ou à l'échéance, il laisse au client le temps de signaler un problème sur la facture.
Niveau 2 : relance ferme
Quelques jours après l'échéance, poli mais daté, avec le solde restant dû.
Niveau 3 : mise en demeure
Par lettre recommandée, avec pénalités et indemnité rappelées ; toujours validée par une personne.
Clients sensibles
Gros clients, litiges, relations historiques : relance préparée par l'agent, envoyée après relecture.
Ce que vous obtenez
Un ton constant, quel que soit l'expéditeur
Des montants justes dans chaque relance
Une mise en demeure préparée, jamais envoyée sans vous
Le démarrage
iakkaa reprend vos modèles actuels dans votre ton, les relie aux champs de la comptabilité, puis active le calendrier.
Questions fréquentes
Une relance par mail suffit-elle ?
Pour les deux premiers niveaux, oui. La mise en demeure passe par lettre recommandée ou commissaire de justice.
Faut-il attendre la mise en demeure pour les pénalités ?
Non. Les pénalités de retard courent chaque jour de retard, sans mise en demeure préalable.
Faut-il rappeler l'indemnité forfaitaire de recouvrement ?
Elle figure déjà sur vos factures et conditions générales. La rappeler dans la mise en demeure, et l'appliquer ou non, reste votre choix.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
iakkaa se relie à Pennylane, Cegid Comptabilité, EBP Comptabilité ou Axonaut pour les factures, et à Qonto ou Shine pour les encaissements.
2 · Automatiser
Chaque niveau part selon votre calendrier, suspendu pendant un délai promis. iakkaa remplit le modèle avec le solde réel et joint la facture.
3 · Assister
L'agent iakkaa adapte le modèle à l'historique d'un client délicat et propose deux options, par exemple un mail ou un appel du commercial. Vous choisissez ; l'agent ne fait que préparer.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.