iakkaa
Filigrane iak, monogramme de iakkaa en arrière-plan

Solutions · Finance et comptabilité

Relance de facture impayée automatique, sur des paiements vraiment à jour

Par l’équipe iakkaamis à jour le

Votre comptabilité sait déjà relancer ; la relance devient juste quand elle connaît aussi les paiements reçus, les promesses notées et les factures émises ailleurs. iakkaa relie ces informations et prévient le commercial du compte.

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En bref

Ce que fait iakkaa
Relie échéances, encaissements et promesses, puis prévient le commercial.
Avec quels logiciels
Pennylane, Sage 100, Cegid, EBP, Qonto, Shine, HubSpot, Pipedrive.
Ce qui ne change pas
Le module de relance de votre logiciel et vos modèles.
Pour qui
DAF, comptables et dirigeants seuls à la finance, dans des PME où factures, banque et CRM vivent dans des outils séparés.

Comment automatiser la relance des factures impayées ?

Automatiser la relance des factures impayées demande trois informations à jour au même endroit : les échéances, les paiements reçus et les promesses de paiement. Les rappels partent alors selon un calendrier fixe, sur le bon montant, et les cas sensibles passent par une validation humaine.

Pourquoi une relance part-elle chez un client qui a déjà payé ?

Une relance part chez un client qui a payé quand le virement n'est pas encore rapproché, quand la facture vient d'un autre logiciel ou quand la promesse a été notée dans un mail. Le module de relance lit une liste incomplète. Relier banque, gestion et comptabilité complète cette liste avant l'envoi.

Comment prévenir les commerciaux d'un retard de paiement ?

Les commerciaux sont prévenus d'un retard de paiement quand le solde dû et les factures échues remontent sur la fiche client du CRM. Une alerte part au commercial du compte avant son rendez-vous. Il décide d'appeler, de relancer ou d'attendre.

Les relances automatiques froissent-elles les clients ?

Les relances automatiques froissent rarement un client quand le ton est soigné et que la banque est pointée avant l'envoi. Un rappel courtois à l'échéance est perçu comme du sérieux. Gros clients, litiges et relations historiques restent relancés après validation. Pour les autres, le même calendrier s'applique.

Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute

Déjà fait par vos logiciels

Pennylane et la plupart des logiciels comptables ou de facturation proposent déjà des relances graduées sur leurs propres échéances, selon votre version.

Ajouté par iakkaa

iakkaa fait arriver dans ce logiciel les factures émises ailleurs, les paiements rapprochés et les promesses, puis renvoie l'état du compte au commercial dans son CRM. Pour un groupe, iakkaa consolide l'encours d'un même client sur plusieurs sociétés.

Le constat

  1. Début de mois. Le module de relance propose quarante rappels. Trois clients ont payé la veille, le virement n'est pas pointé.

  2. Deux factures émises dans la gestion commerciale n'existent pas encore en comptabilité.

  3. Un client a promis de payer vendredi, au téléphone.

  4. Pendant ce temps, le commercial reprend une commande chez celui qui doit le plus.

Avant / avec iakkaa

Afficher la situation

Avant

  • Relances envoyées à des clients qui ont payé
  • Promesses de paiement perdues dans les mails
  • Montant total réclamé après un paiement partiel
  • Commercial qui ignore les retards

Avec iakkaa

  • Paiements rapprochés avant chaque envoi
  • Relance suspendue pendant le délai promis
  • Relance portée sur le solde restant
  • Encours visible dans le CRM du commercial

Comment iakkaa s’en occupe

  1. 1 · Relier

    iakkaa se relie à Pennylane, Cegid Comptabilité, EBP Comptabilité ou Tiime pour les échéances, et à Qonto, Shine ou Agicap pour les encaissements. Côté commercial, HubSpot, Pipedrive ou Slack reçoivent l'information.

  2. 2 · Automatiser

    Les rappels partent selon votre calendrier, en tenant compte des promesses et des paiements partiels. iakkaa prévient le commercial du compte quand une facture passe en retard.

  3. 3 · Assister

    L'agent iakkaa prépare les relances délicates avec l'historique du client et les présente prêtes à valider. L'agent propose, vous décidez : le ton, la mise en demeure et l'échange avec un client en difficulté vous reviennent.

Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.

Relance de facture impayée selon votre logiciel

Pennylane

Pennylane relance déjà ; iakkaa y fait arriver les factures de la gestion commerciale et renvoie les paiements vers le CRM.

Votre ERP ou gestion commerciale

Votre logiciel relance déjà ses propres échéances ; iakkaa y ajoute les encaissements d'autres banques et l'alerte au commercial. Son module de relance reste celui qui envoie.

Cegid ou EBP Comptabilité

Les échéances sont lues dans la comptabilité, croisées avec les encaissements Qonto ou Shine avant l'envoi. Un client qui a payé la veille sort de la liste.

Plusieurs sociétés

iakkaa consolide l'encours de chaque société pour un même client, ce qu'aucun module ne fait seul.

Paiements partiels

Le solde restant est calculé à partir du paiement rapproché, et la relance porte sur ce montant. Le client reçoit le montant exact, avec le rappel de ce qu'il a déjà versé.

Encaissements Stripe ou plusieurs banques

Les paiements reçus sur plusieurs comptes ou par Stripe sont rapprochés avant l'envoi, pour qu'aucune relance ne parte sur une facture déjà réglée.

Ce que vous obtenez

  • Des relances qui partent sur des données à jour

  • Plus de relance envoyée à un client qui a déjà payé

  • Un encours suivi chaque semaine, partagé avec les commerciaux

  • Des commerciaux qui connaissent l'encours avant de reprendre une commande

Le démarrage

iakkaa relie d'abord la comptabilité et la banque, vérifie la liste des impayés réels, puis active le calendrier de relance avec vos modèles.

Les questions précises

Questions fréquentes

Pennylane relance déjà, pourquoi relier autre chose ?

Pennylane relance bien les factures qu'il connaît. iakkaa lui apporte celles émises ailleurs et prévient le commercial ; Pennylane garde son rôle.

Les relances partent-elles sans validation ?

Les rappels courants partent selon votre calendrier. La liste des clients sensibles passe toujours par une personne.

Peut-on garder nos modèles de relance actuels ?

Oui. Les modèles sont repris dans votre ton et se remplissent avec le numéro de facture, le solde et l'échéance.

Voyons vos logiciels ensemble.

Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.

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