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Double outil pendant une migration : tenir deux logiciels en parallèle
Par l’équipe iakkaamis à jour le
La période de double outil tient quand chaque document a une seule consigne de saisie et que les deux logiciels restent synchronisés. iakkaa aligne l'ancien et le nouveau, et sort chaque jour une liste courte d'écarts à trancher.
En bref
- Ce que fait iakkaa
- Synchronise les deux logiciels et sort une liste d'écarts quotidienne.
- Avec quels logiciels
- EBP, Cegid, une ancienne base SQL d'un côté ; Pennylane, Business Central, Divalto de l'autre.
- Ce qui ne change pas
- La règle de saisie et le calendrier de bascule restent décidés par vos équipes.
- Pour qui
- Chefs de projet migration, DAF et responsables de service en pleine transition.
Faut-il synchroniser les deux logiciels dans les deux sens pendant une migration ?
Pas toujours. Si toutes les créations se font déjà dans le nouveau logiciel, un seul sens suffit pendant la migration. La synchronisation dans les deux sens sert quand des dossiers en cours vivent encore dans l'ancien logiciel, par exemple des commandes à solder ou des factures à encaisser.
Que faire d'une donnée modifiée dans les deux logiciels à la fois ?
Pendant une période de double outil, la règle fixée au départ désigne, pour chaque donnée, le logiciel qui fait foi : clients, articles, factures, règlements. En cas de conflit, iakkaa signale l'écart au lieu de choisir, et la personne désignée tranche. Rien n'est écrasé en silence.
Comment savoir quand arrêter l'ancien logiciel après une migration ?
L'ancien logiciel s'arrête quand plus rien n'y arrive : plus de création, plus de modification, plus d'écart dans la liste quotidienne. iakkaa coupe alors la synchronisation et l'historique s'archive dans un format consultable. Ce critère de fin se fixe dès le début de la transition.
Ce que vos logiciels font déjà, ce que iakkaa ajoute
Déjà fait par vos logiciels
Chaque logiciel tient très bien ses propres données ; le nouveau sait importer, l'ancien sait exporter.
Ajouté par iakkaa
iakkaa ajoute ce qui se passe entre les deux pendant des mois : une synchronisation continue, un outil qui fait foi par donnée et une liste d'écarts quotidienne au lieu d'une chasse aux erreurs.
Le constat
Le nouveau logiciel est installé, l'ancien ne s'arrête pas.
Cette semaine, les avoirs se saisissent dans l'ancien ; la semaine prochaine, dans le nouveau.
Pour que les deux soient à jour, l'équipe ressaisit le soir.
Un avoir est saisi deux fois, une facture pas du tout, et la direction ne sait plus quel chiffre croire.
Avant / avec iakkaa
Avant
- Des consignes de saisie qui changent en cours de route
- Des soirées de ressaisie pour aligner les deux outils
- Des erreurs découvertes par les clients
Avec iakkaa
- Une consigne unique par type de document
- Les deux logiciels alignés sans ressaisie
- Une liste d'écarts traitée chaque matin
Période de transition : les écarts qui reviennent le plus
Fiche créée d'un seul côté
Un client saisi dans l'ancien logiciel n'existe pas dans le nouveau. L'écart est signalé avec la fiche à reprendre.
Montants différents
Une facture n'a pas le même total dans les deux outils. L'agent montre les lignes en cause.
Statuts non alignés
Une commande livrée d'un côté reste ouverte de l'autre. L'écart remonte avant la facturation.
Bascule par service
Un service passe au nouveau logiciel, puis le suivant, petit à petit, pendant que les autres restent synchronisés, avec un référent qui répond aux questions.
Ce que vous obtenez
Une transition qui peut durer sans user les équipes
Des clients facturés une fois, au bon montant
Une date d'arrêt de l'ancien logiciel fondée sur un critère clair
Le démarrage
iakkaa relie les deux logiciels, applique la règle de l'outil qui fait foi décidée avec vous et produit la première liste d'écarts.
Questions fréquentes
Combien de temps faire tourner les deux logiciels ?
Aussi longtemps que des dossiers en cours vivent dans l'ancien. Les deux outils étant synchronisés, cette durée ne se paie plus en ressaisie.
Comment éviter le retour à l'ancien logiciel ?
En supprimant la double saisie et en désignant un référent par service. Quand le nouveau contient tout, l'ancien perd son intérêt.
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.
Comment iakkaa s’en occupe
1 · Relier
Les connecteurs iakkaa lisent l'ancien logiciel et écrivent dans le nouveau. Une liaison se suspend sans être supprimée si l'accès doit être coupé.
2 · Automatiser
Les automatisations maintiennent les deux logiciels synchronisés selon l'outil qui fait foi. La synchronisation se coupe sans effort quand elle ne sert plus.
3 · Assister
L'agent iakkaa prépare chaque écart avec deux options : corriger dans l'ancien ou reprendre dans le nouveau. La personne désignée choisit.
Vous gardez la décision : rien n’est validé sans vous.